Tips för att klara tuffa tider

I dagens coronakris (mars 2020) översköljs vi av tips för att klara tuffa tider. Det finns mycket bra men det är lite svåröverskådligt. För att det ska bli lättare att hitta tips för att klara tuffa tider samlar jag ett antal på denna sida. Sidan uppdateras löpande med nya tips som läggs först i varje avdelning.

Väldigt många tips gäller också hur man kör digitala möten istället för fysiska, men det kommer inte att räcka. De viktigaste tipsen är de som hjälper dig behålla/öka intäkter eller sänka kostnader! Vissa tips nedan använde jag själv på Avega Group i IT-/telekomkrisen 2001-2004 och finanskrisen 2008-2009, och Avega var lönsamma och växte under båda kriserna (liksom alla 18 åren jag jobbade där). Andra tips har jag sett andra använda med framgång.

Tipsen är grupperade för att man lättare ska hitta:

1. Mindset (5 tips)
2. Kommunikation (5 tips)
3. Försäljning (8 tips)
4. Personal (7 tips)
5. Likviditet (13 tips)

1. Mindset (5 tips) 💪💪

Viktigaste tipsen för att klara tuffa tider gäller mindset. Mindset är ALLT när det gäller att klara kriser!

• Ställ in dig själv och kollegorna på att det kommer att ta tid, vara svårt, men att ni kommer att klara det! Du måste visa och kommunicera att ni kommer ur krisen som vinnare!
• Fokusera på det du kan påverka! Lägg inte energi på att göra annat eller prata om annat. Det tar tid från det du faktiskt KAN påverka. Känn dig inte som ett offer och bete dig inte som ett.
• Samarbeta! När det är jobbigt är det lätt att synfältet smalnar pga stressen och man tittar bara på sitt bord, men försök ha vidvinkel på! Exempel: leta möjligheter åt varandras affärsområden (många är alldeles för dåliga på det). Eller fråga vad du kan göra för din kollega eller för din kompis företag. Då kommer de att göra samma sak för dig.
• Den värsta perioden är den inledande perioden av osäkerhet tills ”det nya normalläget” infunnit sig. Allt blir rutin, även i svåra tider, och när det väl är rutin har man lättare att känna och förstå hur vardagen kommer att fortsätta.
• Bränn inte allt krut i början. Du måste orka länge under tuffa förhållanden, så kör inte för hårt i början och se till att hitta andningspauser längs vägen!

2. Kommunikation (5 tips) 📣

I turbulenta tider eller under perioder med viktiga förlopp är det extremt viktigt att ha en kommunikationsplan. Oro och rykten sprids snabbt om man inte ser till att ligga steget före.

• Bestäm NÄR, HUR och VEM som ska kommunicera händelseutvecklingen och meddela företaget det så de vet när och hur de kan förvänta sig löpande info.
• Exakt VAD man ska kommunicera behöver man inte berätta just då. Man vet kanske inte ens vilka typer av nyheter som kommer att komma.
• Kommunicera regelbundet, gärna samma tid varje dag eller vecka tex. Om extrema händelser eller tidskritisk info dyker upp bör man meddela det omgående. Annars: håll dig till planen och MISSA INTE ett enda planerat tillfälle! Om det inte hänt något nytt: kommunicera då det på det bestämda sättet.
• Det är viktigt att inte mörka sanningen men att ändå kommunicera saker som inger trygghet i personal, kunder och leverantörer. Exempel:
  • Om man har tre månaders lön för alla anställda på banken, kommunicera det! (Det hade Avega som ett finansiellt mål under många år, och det var många anställda som uppskattade det.)
  • Om man har lager för att kunna leverera tre månader till utan nyproduktion, kommunicera det!
• Kommunicera varenda framsteg så folk ser att det inte är nattsvart! Berätta tex om nya affärer eller annat att glädjas åt.

3. Försäljning (8 tips) 🛒

• Det brus som uppstår när alla behöver sälja samtidigt gör att du måste vara supertydlig vad du gör bättre än andra. Dessutom måste fokus i kunddialoger vara hur du hjälper kunden att öka/behålla intäkter, sänka kostnader eller minska risk.
• Tänk nytt. Exempel: en restaurang auktionerar ut sina kockar så de kommer hem till folk och lagar lyxmiddag.
• Kan man spegelvända en tjänst? Exempel: rekryteringsföretag som började hjälpa till med outplacement och neddragningar under IT-/telekomkrisen, när deras rekryteringskunder slutade anställa och istället började säga upp folk i mängder.
• Leta kunder i de branscher som går bra. Det finns alltid sådana också.
• Ställ inte in – skjut upp! Försök att få möten ombokade (kanske till digitala möten) istället för avbokade, få ordrar uppskjutna istället för inställda, osv.
• Öka chansen att bli kvar hos kunden genom att visa att du är viktig. Se tips i denna bloggpost.
• Riskspridning. Kanske lite sent att tänka på när krisen slagit till, men har du kunder i flera branscher och några som är konjunkturokänsliga är det lägre risk. (Är du nischad mot en viss bransch har du bättre möjligheter att ta bra betalt men det är högre risk.)
• Var mer flexibel med villkoren om det är det som krävs för att få affärer. Kom ihåg att många av kunderna har OCKSÅ problem!

4. Personal (7 tips) 👩‍⚕️👨‍🏫👩‍🍳

Man vill oftast behålla så mycket personal som möjligt. För att klara det behöver man ha råd 😉 och de måste känna tillförsikt för företagets framtid för annars lämnar de för en tryggare hamn.

• Se över incitamentsprogram och bonusmodeller. Stimulerar de det beteende ni behöver i svåra tider? Om inte: överväg att göra om dem.
• Ställ in folk på att leverera MINST det efterfrågade till kunderna. Om utbud > efterfrågan behöver man ibland ge lite extra.
• Låt oss räkna Styrelse och Investorer till personal även om de inte är det 😊. Glöm inte att de också kan bidra, och också har ett starkt intresse att företaget ska gå bra. Ibland behöver man dock kontakta dem personligen för att de ska aktivera sig.
• Istället för att varsla/säga upp personal kan man i dessa coronatider ansöka om stöd för permittering/korttidsarbete. Arbetsgivarens lönekostnader kan minska med hälften samtidigt som arbetstagaren får 90 procent av lönen. Stödet kommer att finnas tillgängligt att söka 7 april, men tillämpas redan från 16 mars. Det kommer att gälla under 2020. Länk till Tillväxtverkets sida.
• Vad gäller trygghet, se Kommunikation ovan.
• Mobilisera de anställda! De kanske är vana att ”bara göra sin grej” men i kris behöver alla bidra på alla sätt de kan. Det är inte ett vanligt läge, och då kan man inte bara göra på vanligt sätt. Kanske man kan ge någon form av belöning för tips som leder till ökad intäkt/sänkt kostnad?
• För dem i något större företag: läs här om krissituationer och stabsläge. Utmärkta tips från Magnus Björkdahl med erfarenhet bl.a. från Försvarsmakten.

5. Likviditet (13 tips) 💰

Sinande kassa är ett enormt stressmoment, kassaflödet är avgörande. Förutom ”öka intäkter, minska kostnader” finns vissa saker man kan göra.

• Man kan få brygglån hos Almi. Individuellt satt ränta men max 4,95%. Läs mer här.
• Många stödåtgärder från staten har kommit. Det finns en jättebra sammanställning hos Breakit. Olika lättnader avs skatter och avgifter finns också på samlingssida från Skatteverket.
  En är sänkt arbetsgivaravgift: man kan få den sänkt med 5300 kr på den del av lönen som understiger 25000 kr/månad. Man får det för max 30 anställda även om företaget är större. Det gäller 2020-03-01 – 2020-06-30.
• Staten inrättar ett stöd i syfte att underlätta och påskynda omförhandling av hyror. Tanken är att staten bär 50 procent av hyresnedsättningen upp till 50 procent av den fasta hyran. Stödet ska kunna sökas i efterhand och gälla för perioden 1 april – 30 juni 2020. Förhandla ned kontorshyran. I kristider är visserligen även hyresvärdarna pressade, men om många lokaler blir lediga har du hyggligt förhandlingsläge. Det kanske är bättre att ni båda bjuder till så hyresvärden får en viss intäkt, än att ni byter lokal och de står utan.
• Rådfråga din revisor/bokföringsbyrå! De bör ha koll på alla statens stödåtgärder och vet även vad mer man kan och får göra med pengarna.
• Ha järnkoll på dina kundfordringar så kunder inte dröjer med betalningen!
• Begär anstånd med betalning av skatt pga tillfälliga betalningssvårigheter. Ansökningar öppnar 2020-04-07, beräknad handläggningstid ca 2 veckor. Länk till Skatteverkets sida. Ränta och anståndsavgift är inte avdragsgilla, räntan sänktes den 15/4 och kostnad motsvarar nu en avdragsgill ränta om ca 3,14%, om anståndet nyttjas fullt ut. De första 6 månaderna är avgiftsfria. Stödet betalas vid anståndets upphörande. Känns lite dyrt men kan vara värt det i vissa lägen.
• Anstånd med leverantörsfakturor kan vara möjligt om leverantörerna har god ekonomi.
• Omvänt: bevaka kundfordringar så inte kundernas betalningar dröjer!
• Kunder kanske kan acceptera kortare betalningstid på fakturor under en övergångsperiod?
• Banken kan ge utökad checkkredit (kostar dock lite i uppläggningsavgift).
• Banklån. Finns alltid som ett alternativ och i coronatider garanterar staten 70% av lån till företag som fått problem pga corona men i övrigt är livskraftiga. Ansök om statligt garanterat lån hos din bank.
• Factoring. Använd det för att snabbare få in pengar från kunder med lång betalningstid. Gör det inte för fler kunder än nödvändigt för du måste ju betala en viss procent på varje faktura till factoringföretaget. Vissa tar ingen uppläggningsavgift men istället högre ränta, andra gör tvärtom.
• Kapitaltillskott. Det kan vara i formen av tex aktieägartillskott (förenklat: ett slags lån) eller nyemission. Båda kräver dock att det finns några, oftast befintliga delägare, som är redo att skjuta till kapital.

Kom också ihåg att kriser tar slut. Man kan behöva bromsa på vissa områden men gasa på andra. Dels för att ta vara på kortsiktiga möjligheter, dels för att bygga för tiden efter krisen. Visar sig öppningar som kan ge resultat på lång sikt är det bra om man kan investera i dem. Det kan vara kontroversiellt att lägga mer resurser på vissa områden än tidigare när andra får skära ned, men man måste orka se helheten och tänka långsiktigt samtidigt som man släcker bränder.

Detta var några tips för att klara tuffa tider, hoppas de hjälper någon. Och alla är välkomna att ge egna tips i kommentarerna!

Publicerad 2020-03-24, senast uppdaterad med nya tips 2020-04-25.